eTeczka
Cyfrowe archiwum dokumentów pracowniczych
Praktyczne zastosowanie eTeczki
eTeczka umożliwia kompleksowe zarządzanie dokumentacją pracowniczą w formie elektronicznej – zgodnie z aktualnymi przepisami prawa. To nie tylko narzędzie do przechowywania danych, ale także wsparcie w codziennych procesach kadrowych – od momentu zatrudnienia po rozwiązanie stosunku pracy. Wprowadzenie cyfrowej teczki personalnej pozwala uprościć wiele czynności administracyjnych, zapewniając jednocześnie bezpieczeństwo i transparentność całego procesu.
Cyfrowa dokumentacja kadrowa
Dzięki eTeczce wszystkie akta osobowe, wnioski i inne dokumenty pracownicze są uporządkowane w jednym miejscu. System automatycznie porządkuje je zgodnie z obowiązującymi wymogami, co ułatwia zarówno ich tworzenie, jak i archiwizację.
Dokumenty online
Szybki dostęp do dokumentów
Uprawnieni użytkownicy mają natychmiastowy dostęp do dokumentów – bez konieczności przeszukiwania segregatorów. Zarówno kadra HR, jak i kierownicy działów mogą wygodnie przeglądać dane z poziomu przeglądarki.
Natychmiastowy wgląd
Zgodność z przepisami
System spełnia wymogi dotyczące prowadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej – w tym rozporządzenie o aktach osobowych. Wszystkie dane są bezpieczne, a procesy przetwarzania zgodne z RODO.
Prawo i bezpieczeństwo
Automatyzacja procesów HR
eTeczka integruje się z systemami kadrowo-płacowymi, co pozwala automatycznie generować i archiwizować dokumenty. Dzięki temu ograniczasz ręczne działania, zyskując czas i eliminując błędy.
Efektywność HR
Dostępne funkcjonalności
| Funkcjonalność | Standard | Optimum | Premium |
|---|---|---|---|
| Bezpieczna eTeczka w chmurze zgodna z prawem | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Przestrzeń chmurowa 1GB na teczki nieaktywnych pracowników | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Integracja z Symfonia R2Płatnik | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Generator dokumentów | ❌ | ✔️ | ✔️ |
| Automatyczny odczyt dokumentów | ❌ | ❌ | ✔️ |
| Obsługa Kandydata | ❌ | ❌ | ✔️ |
Nowoczesna cyfrowa teczka pracownika – więcej niż tylko archiwum
System eTeczka umożliwia pełną digitalizację dokumentacji pracowniczej, eliminując konieczność prowadzenia papierowych akt osobowych. Dzięki zgodności z przepisami prawa oraz integracji z systemem kadrowo-płacowym, rozwiązanie znacząco usprawnia procesy kadrowe, zapewniając szybki dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca i w każdej chwili. Wszystkie dane są bezpiecznie przechowywane i chronione zgodnie z wymaganiami RODO.
Import dokumentów z wielu źródeł
Możesz szybko zaimportować dokumenty z różnych formatów i źródeł – zarówno z systemów kadrowych, jak i bezpośrednio z komputera. Dzięki temu skracasz czas wdrożenia eTeczki i porządkujesz istniejącą dokumentację bez konieczności ręcznego przenoszenia plików. Import może być przeprowadzany masowo, co ułatwia migrację z systemów tradycyjnych na rozwiązanie elektroniczne.
Dostęp pracownika do własnej dokumentacji
Pracownicy mogą przeglądać i pobierać swoje dokumenty w każdej chwili – bez udziału działu kadr. To znaczne odciążenie dla HR oraz wygoda dla zatrudnionych, szczególnie w rozproszonych strukturach i przy pracy zdalnej. Dostęp może być kontrolowany przez administratorów i ograniczany do określonych folderów czy typów dokumentów.
Wsparcie dla podpisów elektronicznych
eTeczka obsługuje zaawansowane podpisy elektroniczne oraz zintegrowane mechanizmy potwierdzania dokumentów, co pozwala zachować pełną zgodność z przepisami i eliminuje potrzebę drukowania dokumentów. Pracownicy i kadra zarządzająca mogą podpisywać dokumenty z poziomu systemu, bez konieczności korzystania z zewnętrznych narzędzi.
Zaawansowane filtrowanie i wyszukiwanie
System pozwala na szybkie filtrowanie dokumentów po typie, dacie, nazwisku, czy etapie zatrudnienia. Wyszukiwanie pełnotekstowe umożliwia błyskawiczne odnalezienie potrzebnych informacji nawet przy dużych zbiorach danych. Funkcjonalność ta oszczędza czas i ogranicza błędy przy ręcznym przeglądaniu dokumentów.
Gwarancja zgodności z przepisami RODO
Wszystkie dane przechowywane w eTeczce są zgodne z aktualnymi regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych. System umożliwia definiowanie okresów przechowywania, anonimizację oraz natychmiastowe usunięcie danych na żądanie – zgodnie z przysługującym prawem do bycia zapomnianym.
Podział dokumentów na sekcje A, B, C, D
System automatycznie przypisuje dokumenty do odpowiednich sekcji zgodnie z wytycznymi dotyczącymi akt osobowych. Ułatwia to organizację dokumentacji i umożliwia szybki dostęp do konkretnego typu dokumentów – np. umów, ocen okresowych, czy zaświadczeń lekarskich.
Integracja z systemem kadrowo-płacowym
eTeczka może być zintegrowana z oprogramowaniem do obsługi kadr i płac, co pozwala automatycznie przekazywać dane i dokumenty między systemami. Przekłada się to na lepszą kontrolę nad procesami i zmniejszenie ryzyka błędów związanych z duplikowaniem danych czy niespójnością dokumentacji.
Pełna historia zmian i wersjonowanie
Każdy dokument przechowuje historię wersji oraz informacje o wprowadzonych zmianach, osobach modyfikujących i datach operacji. Zapewnia to pełną transparentność i możliwość odtworzenia ścieżki decyzyjnej w razie potrzeby. Takie rozwiązanie sprawdza się zwłaszcza w sytuacjach spornych lub kontrolnych.
Podpis elektroniczny
Dostęp 24/7
Szybkie filtrowanie
Integracja kadry-płace
