Cyfrowe dokumenty bez chaosu
eDokumenty to funkcjonalność, która porządkuje i usprawnia obieg wszystkich dokumentów pracowniczych – bez segregatorów, papieru i zbędnych opóźnień.
Zautomatyzowany obieg w dokumentacji kadrowej
Wdrożenie eDokumentów to nie tylko oszczędność czasu, ale też realne uproszczenie pracy działu kadr. System umożliwia przechowywanie, udostępnianie i archiwizowanie dokumentów w formie elektronicznej – w zgodzie z przepisami i z gwarancją porządku.
Centralna baza dokumentów
Zamiast segregatorów i folderów na pulpicie – jedno miejsce, w którym masz dostęp do całej dokumentacji pracowniczej. Umowy, aneksy, wnioski, zaświadczenia – wszystko skatalogowane i powiązane z konkretnym pracownikiem lub działem. Ułatwia to nie tylko codzienną pracę kadrową, ale również przygotowanie do kontroli czy wewnętrznych przeglądów. Dokumenty są widoczne w systemie natychmiast po dodaniu – bez konieczności drukowania, skanowania ani przesyłania ich ręcznie.
Wspólna przestrzeń
Dostęp zgodny z uprawnieniami
Nie każdy dokument powinien być dostępny dla wszystkich. System umożliwia przypisywanie ról i poziomów dostępu, dzięki czemu np. przełożeni widzą tylko dokumenty swoich zespołów, a dział kadr ma pełny wgląd. Dostęp można określać zarówno globalnie (np. tylko kadry), jak i szczegółowo – np. tylko do konkretnej umowy lub dokumentu. Pozwala to zachować zgodność z przepisami o ochronie danych i kontrolować, kto, kiedy i w jakim zakresie miał dostęp do danego pliku.
Pełna kontrola
Historia zmian i archiwizacja
Każdy dokument w systemie ma przypisaną historię – kto go utworzył, edytował, zatwierdził i kiedy. Nie ma tu miejsca na przypadkowe zmiany – wszystko jest rejestrowane i łatwe do odtworzenia. Moduł eDokumenty umożliwia również archiwizację zgodną z obowiązującymi przepisami, co upraszcza przechowywanie dokumentów wymaganych przez prawo pracy nawet przez 10 lat. Dzięki funkcji wersjonowania możesz też przywrócić starsze wersje pliku, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Pełna historia
Udostępnianie bezpośrednio z systemu
Nie trzeba drukować, skanować ani wysyłać dokumentów mailem. Wystarczy kilka kliknięć, aby przekazać plik odpowiedniej osobie lub działowi – z automatycznym powiadomieniem i potwierdzeniem dostarczenia. Taka forma obiegu dokumentów skraca czas reakcji, eliminuje opóźnienia i pozwala łatwo zarządzać terminami zatwierdzeń. System może też informować, jeśli dokument nie został otwarty przez odbiorcę w określonym czasie.
Szybka dystrybucja
Pełna zgodność z przepisami i przejrzystość
Zarządzanie dokumentami kadrowymi w formie cyfrowej nie tylko usprawnia pracę, ale pozwala także zachować pełną zgodność z aktualnymi przepisami prawa. System automatyzuje proces archiwizacji, organizuje dokumentację i zapewnia przejrzysty obieg informacji. Dzięki temu wszystkie formalności są uporządkowane, a każda czynność – od podpisania umowy po dostęp do akt osobowych – może być wykonana szybciej i bez ryzyka błędu.
Kontrola dostępu do dokumentów
Uprawnienia do przeglądania, edycji czy zatwierdzania dokumentów mogą być precyzyjnie przypisane do użytkowników lub ról. Dzięki temu każdy pracownik widzi tylko te informacje, które są dla niego przeznaczone – bez ryzyka naruszenia poufności.
Terminy i powiadomienia
System wspiera zarządzanie terminami ważności dokumentów, takimi jak badania lekarskie, szkolenia BHP czy aneksy do umów. Automatyczne przypomnienia pomagają uniknąć przeoczeń i zapewniają ciągłość zgodną z przepisami.
Przechowywanie akt osobowych
Dokumentacja pracownika przechowywana jest zgodnie z wymaganiami dotyczącymi akt osobowych. System obsługuje wszystkie części akt (A, B, C i D), umożliwia przypisywanie dokumentów do odpowiednich sekcji i ułatwia kontrolę nad ich kompletnością.
Potwierdzenia odbioru i akceptacje
System umożliwia zbieranie potwierdzeń, że pracownik zapoznał się z dokumentem – np. regulaminem, zmianą warunków zatrudnienia czy zaświadczeniem. Każde potwierdzenie jest rejestrowane i możliwe do zweryfikowania w razie potrzeby.
Audytowalność i raporty
Każda czynność na dokumencie – wprowadzenie, modyfikacja, zatwierdzenie – zostaje zapisana w historii operacji. Dodatkowo możliwe jest generowanie raportów o stanie dokumentacji, liczbie potwierdzeń czy brakach w aktach.
Powiązanie z innymi modułami
eDokumenty współpracują z innymi narzędziami kadrowo-płacowymi – np. ePracownikiem czy systemem HR. Pozwala to zautomatyzować część procesów, jak przekazywanie dokumentów do podpisu czy generowanie załączników do umów.
Akta osobowe
Potwierdzenia
Raporty i audyt
Integracja z HR
Automatyzacja obiegu dokumentów w firmie
System e-Dokumenty to coś więcej niż tylko miejsce przechowywania plików. To kompletne narzędzie, które automatyzuje procesy zatwierdzania, porządkowania i udostępniania dokumentacji wewnątrz organizacji. Ułatwia pracę działu kadr, przyspiesza obieg informacji i ogranicza konieczność ręcznego przesyłania plików między działami.
Obieg dokumentów
System umożliwia tworzenie elektronicznych ścieżek akceptacji – od osoby wprowadzającej dokument po finalne zatwierdzenie przez przełożonych. Dzięki zdefiniowanym schematom dokument trafia dokładnie tam, gdzie trzeba, bez potrzeby ręcznej interwencji. To gwarancja płynności procesów i eliminacja opóźnień.
Każdy dokument w systemie można przypisać do konkretnego pracownika – co porządkuje strukturę danych kadrowych. Nie trzeba już przeszukiwać ogólnych folderów czy katalogów – wystarczy wejść w profil pracownika, by mieć pełen wgląd w przypisaną dokumentację.
Katalogowanie i opisywanie
Każdy dokument można łatwo przypisać do wybranego typu (np. umowa, aneks, zaświadczenie), dodać opisy, przyporządkować do pracownika i powiązać z konkretną strukturą organizacyjną. Pozwala to na szybkie odnajdywanie i raportowanie dokumentów – również w kontekście kontroli.
Obsługa dokumentów poufnych
e-Dokumenty pozwalają oznaczyć pliki jako poufne – co wpływa na ich widoczność dla określonych użytkowników systemu. Taka opcja jest szczególnie istotna przy dokumentach personalnych, medycznych czy umowach z klauzulami poufności.